Data
Secara teknis data merupakan bentuk jamak dari bahasa latin “datum” yang berarti fakta. Namun bagaimanapun juga istilah data juga banyak digunakan untuk merepresentasikan hal tunggal. Fakta ditangkap, disimpan dan diekspresikan sebagai data. Data merupakan representasi fakta yang ditemukan dalam aktivitas sehari-hari berupa teks, gambar, suara maupun video.
Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data: bagian paling dasar/kecil dari karya manusia. Data bersifat kaku.
Informasi
Data merupakan bahan mentah informasi. Informasi adalah data yang telah diproses sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakannya (McFadden, 1999). Data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan (Davis, 1999).
Informasi merupakan hasil pengolahan dari data yang dapat memberikan gambaran lebih jelas terhadap sesuatu. Informasi bersifat dinamis. Semua orang memiliki tanggapan yang berbeda-beda pada suatu informasi.
Informasi merupakan data dalam konteks. Tanpa konteks data tidak berarti apa-apa. Kita membuat data menjadi berarti dengan menginterpretasikan konteks yang terdapat di sekeliling data. Konteks tersebut mencakup hal-hal berikut:
1. Makna bisnis elemen data dan hal-hal yang berkaitan.
2. Format bagaimana data direpresentasikan.
3. Batasan waktu yang direpresentasikan oleh data.
4. Relevansi data terhadap penggunaannya.
Pengetahuan
Pengetahuan adalah kombinasi dari naluri, gagasan, aturan, dan prosedur yang mengarahkan tindakan atau keputusan (Alter, 1992). Pengetahuan berasal dari informasi yang diserap dalam akal pikiran seseorang. Pengetahuan bersifat transenden. Pengetahuan adalah informasi yang diinterpretasikan dan diintegrasikan.
Pengetahuan merupakan pemahaman, kesadaran, pengenalan tentang situasi dan kebiasaan dengan kompleksitasnya. Pengetahuan merupakan informasi dalam perspektif, diitegrasikan kedalam sudut pandang berdasarkan pengenalan dan interpretasi terhadap pola tertentu.
Seperti halnya data dan informasi, pengetahuan juga merupakan sumberdaya perusahaan. Pengelolaan pengetahuan (knowledge management) merupakan salah satu disiplin ilmu yang membantu perkembangan pembelajaran organisasi dan manajemen modal intelektual sebagai sumberdaya perusahaan. Pengelolaan pengetahuan dan pengelolaan data sangat tergantung dari kualitas data dan informasi. Kualitas data dan informasi diukur dari aspek ketersediaan, relevansi, kelengkapan, akurasi, konsistensi, tepat waktu, memiliki kegunaan, memiliki arti dan dapat dipahami.
Mengolah data menjadi informasi
Di dalam olah data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat dikembangkan menjadi:
a. Orginating-Recording (Pencatatan)
Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau formulir.
b. Classifiying (Klasifikasi)
Tahapan ini memberikan identitas atau pengklasifikasian dalam data yang akan diolah, apakah identifikasi tersebut dilakukan untuk satu kelompok atau beberapa kelompok dari data yang nantinya merupakan karakteristik dari data yang bersangkutan
c. Sorting (Penyusunan)
Setelah data-data yang akan diolah diberikan identifikasi seperti di atas, maka data tersebut mungkin perlu diatur atau disusun sedemikian rupa, contohnya urutkan menurut kode klasifikasinya
d. Calculating (Perhitungan)
Disini data dimanipulasi seperti pelaksanaan perhitungan-perhitungan atau disebut Calculating
e. Summarizing (Penyusunan Laporan)
Untuk memungkinkan dilakukan analisa terhadap data atau informasi yang dihasilkan, diperlukan penyimpulan atau pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan pemakai informasi
f. Storing (Penyimpanan)
Storing atau penyimpanan data dan informasi yang sejenis ke dalam file untuk referensi dimasa yang akan datang perlu dilakukan. Dan media penyimpanan ada beberapa macam, disesuaikan dengan metode dan peralatan yang dipakai dalam sistem pengolahan data, seperti disk, kartu, dokumen
g. Retrieving (Pencarian)
Di dalam file yang disimpan, pencarian data atau retrieving biasa digunakan dengan cara penyimpanannya, terutama jika pengolahan datanya menggunakan computer
h. Communicating (Komunikasi)
Dalam proses olah data menjadi informasi, sampai informasi tersebut dipakai oleh user. Diperlukan suatu komunikasi sehingga mempermudah proses pengolahan data menjadi informasi
i. Reproducing (Penggandaan)
Untuk pengamanan apabila data hilang atau rusak, juga untuk keperluan perusahaan lainnya bisa dilakukan dengan penggandaan dengan menggunakan mesin photocopy, disk, magnetic tape
Mengubah Informasi Menjadi Pengetahuan
Dalam buku Guide to Knowledge Management disebutkan setidaknya ada 10 langkah terpisah yang mesti dilakukan.agar setiap informasi bisa benar-benar menjadi pengetahuan yang bermanfaat :
1. Cari
Setiap orang yang pernah melakukan pencarian informasi di internet tahu bahwa terdapat ratusan, bahkan ribuan sumber informasi untuk suatu tipe informasi tertentu. Langkah ini merupakan salah satu yang paling sulit dari menciptakan pengetahuan. Dari mana data Anda berasal?
2. Dapatkan
Terutama dengan metode search yang baku, adalah penting bahwa informasi didapatkan dari sumber yang orisinil dan penyusunnya harus sumber yang bisa dipercaya. Kumpulkan, dan periksa semua informasi, jangan hanya memilah-milah saja.
3. Evaluasi
Setiap bit informasi harus dievaluasi dari segi kualitas, konteks dan umur (informasi memiliki usia manfaat sependek usia manfaat susu) dan dalam hubungannya dengan informasi-informasi lain yang telah dikumpulkan. Sekali lagi pertimbangkan sumbernya.
4. Susun (Compile).
Salinlah informasi secara benar. Informasi bisa memiliki banyak corak. Ini bukan lelucon. Akurasi sangat penting. Sebagai contoh, seorang reporter sindikasi nasional menyusun informasi mengenai penyelamatan dana perwalian jaminan sosial. Dia melaporkan bahwa 2 persen kenaikan dalam withholding tax jaminan sosial sudah cukup uotuk menyelamatkan dana tersebut. Hanya,ada sedikit masalah karena kesalahan penyusunan dia kehilangan faktor sebesar 15. Dengan kata lain, withholding tax seharusnya dinaikkan 30 persen untuk menyelamatkan dana yang dimaksud. Kesalahan kecil telah merusak seluruh artikel.
5. Pahami.
Informasi tidak langung memiliki arah. Informasi memiliki arti berbeda untuk setiap orang, karena mereka memiliki perspektif tersendiri, setiap orang memiliki tujuan tersendiri, agenda tersendiri dan latar belakang yang berbeda-beda. Semua hal tersebut mempengaruhi pemahaman seseorang atas informasi.
6. Analisis.
Untuk mencapai satu tingkat lebih tinggi dari hanya memahami data, Anda harus mengevaluasi informasi dalam hubungannya dengan semua faktor lain: pengetahuan umum, standar industri, hubungan, kecenderungan untuk berubah, dan lain sebagainya.
7. Simpulkan.
Informasi harus dikonsolidasikan. Seorang tenaga penjualan mungkin mendapatkan ratusan halaman informasi dan mesti menguranginya menjadi satu halaman kesimpulan. Apa kesimpulan yang tepat?
8. Sebarkan / distribusikan.
Informasi harus sampai ke orang-orang yang tepat. Ini merupakan masalah besar dalam perusahaan dan barangkali merupakan langkah yang paling sulit dari 10 langkah mengubah informasi menjadi pengetahuan. Isu ini bisa memakan satu buku, sebagian besar di antaranya berpusat pada hubungan antar pribadi. Informasi, khususnya informasi terkustominasi, bisa sangat berharga dalam organisasi. Karenanya informasi semacam ini bisa dilindungi, diperdagangkan, ditahan, disembunyikan, dihias atau diolah dalam struktur tertentu.
9. Bertindaklah berbasis informasi.
Banyak buku telah ditulis mengenai pentingnya membuat keputusan dan banyak buku juga telah ditulis mengenai pemanfaatan informasi, data, dan pengetahuan dalam keputusan-keputusan tersebut. Apa yang membuat sebuah keputusan memiliki basis yang baik?
10. Gabungkan, pelihara, perbaharui.
Informasi bersifat dinamis dan hidup. Informasi harus disimpan, dikelola, dipelihara dan diperbaharui secara terus-menerus. Informasi mesti diawetkan bersama data-data dan pendapat-pendapat lain. Informasi harus disegarkan. Data-data lama harus dibuang (kecuali analisis tren). Baru kemudian informasi bisa menjadi pengetahuan. Informasi boleh menjadi usang, tapi pengetahuan harus terus menguat.
Sumber:
Eti Rochaety dkk. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (Jakarta: Bumi Aksara, 2008)
http://id.wikipedia.org
http:/id.88db.com
http:/portalhr.com
http:/blog.its.ac.id
